El fallecimiento de un familiar es un momento especialmente delicado desde el punto de vista personal y emocional. A ello se une, en muchas ocasiones, la incertidumbre de no saber qué trámites deben realizarse, qué documentación es necesaria o cuánto tiempo puede durar todo el proceso.
Una de las preguntas que recibimos con mayor frecuencia en nuestro despacho es precisamente esta:
¿Qué documentos necesito para tramitar una herencia?
La realidad es que cada herencia tiene sus particularidades, pero existe una documentación básica que siempre será necesaria para poder iniciar correctamente el expediente sucesorio.
En este artículo le explicamos, de forma clara y sencilla, cuáles son los documentos imprescindibles para gestionar una herencia y los pasos que deben seguirse para evitar retrasos, problemas con la Administración o conflictos entre los herederos.
Primer paso: obtener el certificado de defunción
El primer documento que debemos solicitar es el Certificado Literal de Defunción, expedido por el Registro Civil correspondiente al lugar del fallecimiento.
Este documento acredita oficialmente el fallecimiento y constituye el punto de partida para cualquier trámite posterior.
Sin este certificado no será posible:
- Solicitar el certificado de últimas voluntades.
- Obtener información bancaria.
- Tramitar seguros de vida.
- Preparar la escritura de aceptación de herencia.
Aunque suele obtenerse en pocos días, es recomendable solicitar varias copias, ya que diferentes organismos pueden requerir su presentación.
Segundo paso: solicitar el Certificado de Últimas Voluntades
Una vez transcurridos quince días hábiles desde el fallecimiento, puede solicitarse el Certificado de Actos de Última Voluntad.
Este documento es fundamental porque permite conocer si la persona fallecida otorgó testamento y ante qué notario lo hizo.
Muchas personas creen saber si un familiar hizo o no testamento, pero la experiencia demuestra que en numerosas ocasiones existen errores o desconocimiento sobre este aspecto.
El certificado de últimas voluntades indicará:
- Si existe testamento.
- La fecha de otorgamiento.
- El notario ante el que se formalizó.
Con esta información podrá solicitarse una copia autorizada del testamento.
Tercer paso: obtener copia autorizada del testamento
Si el fallecido otorgó testamento, será necesario solicitar una copia autorizada al notario correspondiente.
El testamento es el documento que determina quiénes son los herederos y en qué proporción deben recibir los bienes.
En él pueden encontrarse disposiciones relativas a:
- Nombramiento de herederos.
- Legados concretos.
- Sustituciones hereditarias.
- Derechos del cónyuge viudo.
- Nombramiento de albaceas o contadores partidores.
Cada una de estas circunstancias puede afectar de forma importante a la posterior adjudicación de la herencia.
¿Y si no existe testamento?
En estos casos será necesario tramitar una declaración de herederos abintestato, procedimiento mediante el cual se determinará quiénes son los herederos legales conforme a la normativa civil aplicable.
En Cataluña, además, existen determinadas particularidades sucesorias que deben tenerse especialmente en cuenta.
Cuarto paso: recopilar toda la información patrimonial
Una vez identificados los herederos, deberá elaborarse un inventario completo de los bienes y deudas del fallecido.
Esta fase es una de las más importantes de todo el procedimiento.
Documentación bancaria
Será necesario solicitar a las entidades financieras:
- Certificados de saldos a fecha de fallecimiento.
- Movimientos bancarios.
- Información sobre depósitos, fondos de inversión o valores.
Los bancos están obligados a facilitar esta información a los herederos acreditados.
Escrituras de inmuebles
Deberán recopilarse las escrituras de:
- Viviendas.
- Locales comerciales.
- Garajes.
- Terrenos.
- Fincas rústicas.
También será conveniente solicitar:
- Nota simple registral actualizada.
- Último recibo del IBI.
- Referencias catastrales.
Todo ello permitirá identificar correctamente los inmuebles y determinar su valoración.
Vehículos
Si el fallecido era titular de vehículos, será necesario obtener:
- Permiso de circulación.
- Ficha técnica.
- Información de la Dirección General de Tráfico.
Participaciones sociales y acciones
En muchas ocasiones las herencias incluyen:
- Participaciones de sociedades familiares.
- Acciones cotizadas.
- Fondos de inversión.
Su correcta valoración puede tener una importante repercusión fiscal.
Seguros de vida
Otro documento frecuentemente olvidado es el Certificado de Contratos de Seguros de Cobertura de Fallecimiento.
Gracias a este certificado puede comprobarse si el fallecido tenía contratado algún seguro de vida o de accidentes que genere derechos económicos para los beneficiarios.
En numerosas ocasiones los propios herederos desconocen la existencia de estas pólizas.
Quinto paso: identificar las posibles deudas
Uno de los errores más graves que pueden cometer los herederos es asumir que únicamente se heredan bienes.
La herencia comprende también las obligaciones y deudas del fallecido.
Por ello resulta esencial verificar la existencia de:
- Hipotecas.
- Préstamos personales.
- Avales.
- Deudas tributarias.
- Deudas con comunidades de propietarios.
- Procedimientos judiciales pendientes.
Una revisión adecuada permitirá valorar si resulta conveniente aceptar la herencia pura y simplemente o, por el contrario, estudiar la aceptación a beneficio de inventario.
Sexto paso: preparar la escritura de aceptación y adjudicación de herencia
Con toda la documentación recopilada, el siguiente paso consiste en preparar la escritura notarial.
Para ello normalmente se requerirá:
Documentación personal de los herederos
- DNI o NIE.
- Estado civil.
- Régimen económico matrimonial.
- Domicilio actualizado.
Documentación del fallecido
- Certificado de defunción.
- Certificado de últimas voluntades.
- Testamento o declaración de herederos.
Documentación patrimonial
- Certificados bancarios.
- Escrituras.
- Recibos del IBI.
- Valoraciones.
- Documentación de vehículos y otros bienes.
En la escritura se detallará:
- Quiénes son los herederos.
- Qué bienes integran la herencia.
- El valor atribuido a cada uno de ellos.
- La adjudicación concreta a cada heredero.
Séptimo paso: liquidación de impuestos
Una vez aceptada la herencia, deberán liquidarse los impuestos correspondientes.
Entre ellos destacan:
Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones
Su importe dependerá de múltiples factores:
- Comunidad Autónoma aplicable.
- Parentesco.
- Patrimonio preexistente.
- Tipo de bienes heredados.
En Cataluña existen reducciones y bonificaciones específicas que conviene estudiar detalladamente.
Plusvalía Municipal
Cuando la herencia incluye inmuebles urbanos, también puede existir obligación de presentar el Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana.
Los plazos para ambos impuestos son especialmente importantes.
Con carácter general, deberán presentarse en el plazo de seis meses desde el fallecimiento, aunque es posible solicitar prórroga en determinados supuestos.
¿Cuánto tiempo tarda tramitar una herencia?
Aunque cada caso es diferente, una herencia sencilla suele tramitarse en un plazo aproximado de entre dos y seis meses.
Sin embargo, pueden producirse retrasos por motivos como:
- Falta de documentación.
- Desacuerdos entre herederos.
- Existencia de bienes en distintas provincias.
- Problemas registrales.
- Herederos residentes en el extranjero.
Por ello, cuanto antes se inicien los trámites, más sencillo resultará el procedimiento.
La importancia de contar con asesoramiento especializado
La tramitación de una herencia implica aspectos civiles, fiscales y registrales que deben coordinarse adecuadamente.
Un error en la valoración de los bienes, la omisión de determinada documentación o la presentación fuera de plazo de los impuestos puede generar importantes costes económicos para los herederos.
Por este motivo, resulta aconsejable contar desde el inicio con un asesoramiento profesional que permita:
✓ Analizar la situación patrimonial del fallecido.
✓ Revisar la existencia de posibles deudas.
✓ Optimizar la fiscalidad de la herencia.
✓ Coordinar la preparación de toda la documentación.
✓ Evitar retrasos y conflictos entre los herederos.
En Asesoría Balaguer, con más de 50 años de experiencia asesorando a familias y empresas en Barcelona y Cataluña, acompañamos a nuestros clientes durante todo el proceso sucesorio, ofreciendo un servicio cercano, riguroso y adaptado a las circunstancias de cada familia.
Si necesita ayuda para tramitar una herencia o tiene dudas sobre la documentación necesaria, estaremos encantados de ayudarle y acompañarle en todo el proceso.
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